1019年1月吉日虽正值隆冬朔风凛冽，但古代文人雅集的场地选址却有不少讲究，大多会选临水的亭台、背风的山房，或是有暖阁的庭院，这类场地既能借当日可能出现的初雪或晴日烘托氛围，又方便开展煮茶、赏梅、抚琴等活动，选时要避开开阔的风口，同时预留出放置琴桌、画案、茶炉的空间，避免宾客转身磕碰，若场地在城郊，需提前安排两到三辆轻便的马车，每车备上棉垫和暖炉，接送宾客时尽量减少停留时间。
场地入口处要提前铺上两层厚棉垫，供宾客换下沾了雪的布鞋，再递上温热的姜枣茶，驱走身上的寒气，山房的窗户要留一条小缝通风，避免室内烟气过重，同时在窗台上摆上几盆耐寒的蜡梅,让香气能缓缓飘进室内。
煮茶的风炉要选陶制的，比铜制的更保温，且不会散出金属异味影响茶香，茶饼需提前三天用温水润过，磨成细粉后，用刚沸腾的山泉水冲点，再撒上少许细盐提味，这是当时文人认可的煮茶方式，此外还要准备热酒，用锡制的酒壶温着，避免酒凉后口感发涩，酒壶外要裹上棉套，防止热量过快散失。
文房器物要提前用软布擦拭干净，墨锭选质地细腻的松烟墨，研墨时要顺时针轻缓研磨，避免溅出墨汁弄脏衣物，赏玩的摆件比如青瓷瓶插的腊梅、汝窑的小香炉，要放在视线开阔的案几上，高度控制在宾客坐下后刚好能看到的位置,方便随时观赏或品香。
雅集的主人要提前确定参与人数，一般控制在八到十二人，人数过多会显得拥挤，过少又不够热闹，可邀请擅长书法、绘画、弹琴或下棋的友人，让活动有不同的内容，避免单调，提前三天告知宾客，可带上自己近期的作品、收藏的小物件，或是擅长的才艺，方便活动时交流展示。
安排一位熟悉场地的仆人负责添火、续茶和整理杂物，不要让主人频繁起身，耽误与宾客交谈，在宾客的座位旁，要放上一个小小的暖手炉，里面装着烧红的炭块，外面套着棉套，方便宾客随时暖手，还要准备一些姜糖、桂圆等小零食，放在案几的角落,供宾客随时取用。
1019年1月吉日的上午，宾客陆续抵达，主人要在门口相迎，递上姜枣茶后，引导到各自的座位，稍作寒暄后，先安排大家到庭院或亭台赏梅，看檐角的积雪，让大家适应场地的温度和氛围，回到室内后，开始煮茶、品茗，交流近期的见闻和心得，这是雅集的核心环节。
午后可安排小型的才艺展示，比如一人抚琴，其他人和诗，或是现场作画，活动结束前，主人要给每位宾客准备一份小礼物，比如自制的香包、腊梅枝，或是自己书写的小条幅，作为纪念，送宾客离开时，要送到门口，叮嘱路上小心,避免滑倒。
1019年1月吉日的这场雅集，核心是让每位宾客都感到舒适自在，细节处的用心比排场更重要，提前考虑到冬日的寒冷、场地的实际情况，以及宾客的需求，就能让一场小小的聚会既有文人的雅致，又有温暖的人情味，不管是古代的文人雅集，还是如今的朋友小聚，这种注重细节、用心待人的方式,都是留下美好记忆的关键。